Çok çalışarak, daha iyisini başaracağız…
Üniversitemizin mensubu olmasından gurur duyduğumuz Nobel ödülü sahibi Sayın Prof. Dr. Aziz Sancar’ın “başarınızın sırrı nedir?” sorusuna verdiği cevap hepimiz için rehber niteliği taşıyor; “Başarının sırrı çalışmaktır. Ben çok çalışarak başarıya ulaştım…”
İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı olarak yeniden yapılandırılan “Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü”müzün ana felsefesini Aziz hocamızın düsturu oluşturmaktadır; Çok çalışacağız, tutkuyla işimizi yapacağız, aşkla bilime sarılacağız ve İstanbul Üniversitesi’nin insanlığa sunduğu katkıların hergeçen gün daha da artmasının mutluluğuna ortak olacağız.
İtibar ve Saygınlık..
Ülkemizin çok önemli bir kurumu olan İstanbul Üniversitesi’nin; sahip olduğu bilimsel birikimi, kadim geleneği, tarihi tecrübeyi ve entellektüel sermayeyi çağın gereği bir iletişim stratejisi ile harmanladığında toplumla daha çok bütünleşeceğine, imaj ve algısının güçleneceğine, itibar ve saygınlığının pekişeceğine yürekten inanıyoruz.
Bunun için çalışacağız; genç, heyecanlı ve meraklı bir ekiple yola çıkıyoruz. Çalışanlarımızın büyük çoğunluğunu lisans, yüksek lisans, doktora öğrencilerimiz ile araştırma görevlilerimiz oluşturuyor. Üniversitemizin bilgi birikimi içinde yetişmiş, kültürüyle yoğrulmuş ve kalbi üniversitesi için atan gençlerimizin dinamizmi ve azminin bize çok şey katacağını biliyoruz.
Yeni bir iletişim konsepti
Koordinatörlüğümüzün öncelikli görevi İstanbul Üniversitesi’nin tüm iletişim faaliyetlerini üniversitemizin felsefesi ve değerlerine uygun hale getirmek ve yönetmek olacak. Bu kapsamda üniversitemizin gelecek vizyonuna uygun bir iletişim stratejisi ve konsepti tasarlayarak yol haritamızı belirliyoruz. Kısa süre içerisinde konseptimizin ve yol haritamızın ayrıntılarını paylaşacak, somut çıktılarını takdirlerinize sunacağız.
İletişimin özü; Samimiyet
Şu gerçeği hiç unutmayacağız; İletişimde işin özü samimiyettir… Kurumsal iletişim yönetiminde gerçekçi olacak, olduğumuz gibi görünecek, “mış gibi…” yapmayacak, abartıdan, kibirden, üst perdeden mesaj vermekten kaçınacağız. Sahicilikten hiç ayrılmayacağız. Ama cesaret sahibi olmaktan, her zaman en iyisini aramaktan, yenilik peşinde koşmaktan, üniversitemiz için daha neler yapabiliriz sorusunun cevabını aramaktan geri durmayacağız.
Kurumların en değerli varlığı; İnsan Kıymetleridir… Öğretim elemanlarımızın, öğrencilerimizin ve çalışanlarımızın mutluluğunu artıracak, kuruma aidiyetlerine katkı sağlayacak hertürlü faaliyet ve projeye öncelik vereceğiz. Kurumsal iletişim stratejilerinin oluşturulması ve uygulanmasında katılımı mümkün olduğunca artıracak; mensuplarımızın bu konularda düşünmesini, fikir üretmesini, öneri geliştirmesini teşvik edeceğiz.
Yolculuğumuza ortak olun..
İnanıyoruz ki; hep birlikte düşünürsek, İstanbul Üniversiteli olma ortak ruhu ve sevincini paylaşırsak çok daha iyi işler yapabiliriz.
Sizin için buradayız, kollarımızı sıvadık ve çalışmaya başladık.
Bu güzel yolculukla sizlerin desteği, katkısı ve önerileri işlerimizi daha doğru yapmakta her zaman yardımcımız olacak.
Rektörlüğümüzün kurumsal iletişim konusunda vizyoner bir bakışaçısı ortaya koyarak böyle bir yapılanmayı hayata geçirmesini, üniversitemizin 21. yüzyıldaki stratejik rolüne yapılan önemli bir vurgu olarak değerlendiriyor, emeği geçen herkese şükranlarımı sunuyorum.
Prof. Dr. Abdullah ÖZKAN
Kurumsal İletişim Koordinatörü
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
KURUMSAL İLETİŞİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1-
Bu Yönergenin amacı, İstanbul Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’nün amaçlarını, görevlerini, faaliyet alanlarını, yönetim organlarını, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2-
Bu Yönerge, İstanbul Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’nün amaçlarına, faaliyet alanlarına, yönetim organlarına ve çalışma şekline ilişkin hükümleri kapsamaktadır.
Dayanak
MADDE 3-
Bu Yönerge, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun 7. Maddesinin 1. Fıkrasının (d) bendinin (2) numaralı alt bendi ile 14. Maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönergede geçen;
a) Birim Sorumlusu: Üniversitenin Dekanlarını, Enstitü Müdürlerini, Yüksekokul Müdürlerini, Meslek Yüksekokul Müdürlerini, Daire Başkanlarını ve ilgili Koordinatörlerini,
b) Birimler: İstanbul Üniversitesi’nin Fakültelerini, Enstitülerini, Yüksekokullarını, Meslek Yükseokullarını, Koordinatörlükler ve Daire Başkanlıklarını,
c) Danışman: Rektör tarafından görevlendirilen Koordinatörlük Danışmanını,
ç) İletişim Temsilcileri: Birim sorumlusu tarafından görevlendirilen birim sorumlu yardımcılarını,
d) Koordinatör: İstanbul Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörü’nü,
e) Koordinatörlük: İstanbul Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’nü,
f) Koordinasyon Kurulu: İstanbul Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü Koordinasyon Kurulu’nu,
g) Rektör: İstanbul Üniversitesi Rektörü’nü,
ğ) Üniversite: İstanbul Üniversitesi’ni
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Görevleri, Faaliyet Alanları ve Organları
Koordinatörlüğün Görevleri
MADDE 5- Koordinatörlüğün görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin stratejik iletişim ilke ve politikalarını belirlemek; bunlara uygun eylem programlarının uygulama süreçlerini yönetmek.
b) Üniversitenin imajını, itibarını ve marka değerini güçlendirecek faaliyetlerde bulunmak.
c) Üniversitenin kurum içi ve dışı iletişimini düzenlemek ve koordine etmek.
ç) Üniversitenin ulusal ve uluslararası alanda tanıtımı için gerekli stratejileri ve bu konuyla ilgili çalışmaları plânlamak ve gerçekleştirmek.
d) Üniversitenin bilimsel potansiyelinin topluma daha fazla katkıda bulunması ve görünür olması için gerekli faaliyetleri yürütmektir.
Koordinatörlüğün Faaliyet Alanları
MADDE 6-Koordinatörlük, Yönergenin 5. Maddesinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur:
a) Üniversitenin kurumsal kimliğine, markasına ve itibarına değer katacak iletişim, medya, halkla ilişkiler, reklam ve tanıtım stratejilerinin oluşturulması ve yönetilmesi.
b) Dijital mecralarda kaliteli içeriklerin üretilmesi ve Üniversitenin bilimsel niteliğine uygun şekilde temsil edilmesi.
c) Medya ile değer odaklı bir ilişkinin tesisi ve Üniversitenin ürettiği bilimsel değerin medya aracılığıyla en doğru şekilde topluma aktarılmasının sağlanması.
ç) Üniversitenin kurumsal kimliğini güçlendirmek ve geliştirmek için gerekli stratejilerin belirlenmesi, kurumsal kimlik kılavuzu hazırlanması, kılavuzun yenilenmesi ve güncellenmesi, ilgili eylem plânlarının hazırlanması ve uygulanması.
d) Üniversite tanıtım günleri düzenlenmesi, aday öğrencilere Üniversitenin tanıtılması, yeni öğrencilerin kayıt süreçlerinde oryantasyon programlarının koordine edilmesi.
e) Üniversite ile iletişim, sponsorluk, sosyal sorumluluk alanlarında işbirliği talep eden kurum, kuruluş ve kişilerin taleplerinin değerlendirilmesi, ilgili birimlerle iletişimin sağlanması.
f) Birimlerin kurumsal iletişim süreçlerine ilişkin ihtiyaç duyacakları danışmanlığın yapılması,
g) Üniversiteye ulaşan bilgi edinme taleplerinin takibi ve sonuçlandırılması.
ğ) Birimlerin kendilerine özgü nitelikleri göz önünde bulundurularak, ihtiyaçlarını karşılayacak kurumsal iletişim stratejilerinin geliştirilmesi ve uygulanması,
ı) Mezunların Üniversiteye katkılarını artıracak çalışmaların yapılması ve mezun takip sistemi ile iletişimin sürekliliğinin sağlanması.
i) Rektörlük Makamının vereceği alanıyla ilgili diğer görevlerin yerine getirilmesi.
Koordinatörlüğün Organları
MADDE 7- Koordinatörlük,
a) Koordinatör
b) Koordinasyon Kurulu’ndan oluşmaktadır.
Koordinatörün Görevleri ve Atanması
MADDE 8- (1)
Koordinatörün görevleri şunlardır:
a) Koordinatörlüğü temsil etmek.
b) Yönergede belirtilen amaçlara ilişkin görevleri yürütmek.
c) Koordinatörlüğün çalışmaları ile ilgili, Rektör’e her dönem çalışma raporu sunmak.
ç) Koordinatörlük bünyesindeki birimlerin yapılanmasını ve etkin şekilde işleyişini sağlamak, gerekli plânlama ve düzenlemeleri yapmak.
(2) Koordinatör, Rektör tarafından Koordinatörlüğün amaç ve görevlerini yerine getirmek üzere Üniversite öğretim üyeleri arasından görevlendirilir.
Koordinasyon Kurulunun Görevleri ve Oluşumu
MADDE 9-(1) Koordinasyon Kurulunun görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin iletişim modelini oluşturmak ve sürekli iyileştirilmek.
b) İletişimin stratejik bakış açısıyla yönetilmesini sağlamak.
c) Üniversitenin akademik ve idarî birimleri arasındaki haber akışını sağlamak, eşgüdüm oluşturmak.
ç) Kriz yönetimi uygulamalarıyla birimlerin iletişim kapasitesini güçlendirmektir.
(2) Koordinasyon Kurulu, Koordinatör ve Üniversite birimlerince görevlendirilen İletişim Temsilcilerinden oluşur.
(3) Koordinasyon Kurulu düzenli olarak 6 (altı) ayda bir toplanır. Koordinatör, gerek duyduğunda Kurul’u toplantıya çağırabilir.
İletişim Temsilcileri
MADDE 10-(1) İletişim Temsilcileri, Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu ve Merkezlerce görevlendirilecek birer birim yardımcısı ile koordinatörlükler ve daire başkanlıklarınca görevlendirilecek birer temsilciden oluşur.
(2) İletişim Temsilcilerinin görevleri şunlardır:
a) Birimindeki personel ve öğrenciler arasından belirlediği kişilerle iletişim ekibini oluşturmak ve bunlar arasında bilgi akışını sağlamak.
b) Biriminden gelen haber, eleştiri ve önerileri Koordinatörlüğe iletmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Birimleri
Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi
MADDE 11- Halkla İlişkiler ve Tanıtım Biriminin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin halkla ilişkiler faaliyetlerini bütünleşik iletişim yönetimi perspektifinden plânlamak, uygulamak ve değerlendirmek.
b) Üniversitenin tanıtımı için gerekli stratejileri, uygun mecraları ve politikaları belirlemek, tanıtıma yönelik uygulamaların değerlendirmesini ve analizini yapmak.
c) Üniversitenin çalışanları ile sağlıklı iletişimi gerçekleştirmek.
ç) Üniversitenin paydaşları ile etkin bir iletişim köprüsü kurmak.
d) Kurumsal itibar yönetimine yönelik faaliyetleri plânlamak ve yönetmek.
e) Kriz yönetimi çerçevesinde iletişim çalışmalarını plânlamak ve yürütmek.
f) Kurumsal aidiyeti geliştirmeye, kurum kültürünü yerleştirmeye yönelik çalışmalar yapmak.
g) Kurumsal sosyal sorumluluk proje ve faaliyetlerinin amacına ulaşmasına katkı sunmak.
ğ) Kurumsal iletişim faaliyetlerinin bütününde etik ilkelere uygunluğu denetlemek.
h) Üniversiteye ulaşan bilgi edinme başvurularını takip etmek ve sonuçlandırmak.
Medya İlişkileri Birimi
MADDE 12- Medya İlişkileri Biriminin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin faaliyetlerinin görsel, işitsel, yazılı ve dijital medya ortamlarında doğru şekilde yer almasını sağlamak.
b) Medya ortamlarının özellikleri göz önünde bulundurularak Üniversitenin bilimsel birikimini ve potansiyelini ortaya çıkartacak kaliteli içeriklerin hazırlanması ve bunların ilgili medya ortamında yayınlanmasını sağlamak.
c) Medya kuruluşları ve gazeteciler ile etik ilkelere uygun işbirlikleri geliştirmek.
ç) Medyada Üniversite hakkında çıkan olumsuz ve hatalı yayınların düzeltilmesi ve tekrar etmemesi için gerekli önlemleri almak.
e) Üniversite birimlerindeki iletişimle ilgili personele hizmetiçi eğitim vermek ve medya ilişkileri konusunda danışmanlık yapmak.
Dijital Medya Birimi
MADDE 13- Dijital Medya Biriminin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin ve Koordinatörlüğün internet sitelerinin tasarımını, işletilmesini ve yönetilmesini sağlamak.
b) Üniversite birimlerine, internet sitelerinin tasarımı ve yönetimi konusunda danışmanlık yapmak.
c) Üniversitenin internet sitesi başta olmak üzere tüm birimlerdeki sitelerin koordinatörlükçe belirlenen iletişim modeline uygun şekilde yürütülmesini temin etmek, dijital ortamda kurumsal bütünlüğün korunmasını sağlamak.
ç) Üniversitenin sosyal medya hesaplarını yönetmek.
d) Dijital ortamda ihtiyaç duyulan tüm içerikleri üretmek.
e) Üniversitenin dijital ortamlardaki faaliyetlerinin etkinliğini artıracak, kurumsal itibar yönetimini ve imajını güçlendirecek projeler geliştirmek.
Görsel İletişim Tasarımı Birimi
MADDE 14- Görsel İletişim Tasarımı Birimi’nin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin etkin görsel iletişim tasarımı çalışmalarını yapmak.
b) Etkinlik ve tanıtım materyalleri tasarlamak.
c) Grafik, fotoğraf, video tasarımı faaliyetlerini yürütmek.
ç) Üniversitenin kurumsal kimlik kılavuzunu hazırlamak, güncellemek ve geliştirmek.
d) Üniversite birimlerinin görsel iletişim materyallerini hazırlayabilmeleri için onlara gerekli eğitimleri vermek, danışmanlık yapmak.
e) Üniversite logolu farklı ürün tasarımları yapmak.
f) Üniversiteye ilişkin fotoğraf ve görüntü arşivi oluşturmak.
İçerik Üretimi ve Yönetimi Birimi
MADDE 15- İçerik Üretimi ve Yönetimi Biriminin görevleri şunlardır:
a) Kurumsal iletişimin görev alanına giren her konuda etkili, doğru, bilimsel niteliği yüksek içerik üretmek.
b) Üniversitenin yeni medya ortamlarındaki itibar algısını yükseltecek içerikleri geliştirmek.
c) Üniversitenin tüm birimlerindeki içeriklerin daha etkin üretilmesi ve yönetilmesi için gerekli hizmetiçi eğitimleri vermek.
ç) Rektörlük makamı için konuşma metin ve sunumlarını hazırlamak.
Dış İlişkiler ve Protokol Birimi
MADDE 16- Dış İlişkiler ve Protokol Biriminin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin resmî törenlerini düzenlemek.
b) Protokol listelerini düzenlemek, protokol düzenini sağlamak.
c) Ulusal ve uluslararası heyetleri ağırlamak ve ilgili birimlerle işbirliğini sağlamak.
ç) Rektörlük makamının resmî ziyaretlerinde verilecek hediyelerin organizasyonunu sağlamak.
d) Üniversitenin yurtdışında etkin şekilde tanıtımı için yürütülen faaliyetlere katkı sağlamak.
e) Üniversite salonlarında yapılacak bilimsel toplantı ve organizasyonların tahsis işlemlerini yürütmek; gerekli yardımcı hizmetleri sunmak.
f) Üniversite kampüslerinde tanıtım amaçlı yapılacak etkinliklerin izin işlemlerini yürütmek.
g) Görev alanına giren faaliyetlerin görsel, işitsel ve yazılı materyalleri dijital ortamda arşivlemek.
Aday Öğrenciler ve Mezunlarla İlişkiler Birimi
MADDE 17- Aday Öğrenciler ve Mezunlarla İlişkiler Biriminin görevleri şunlardır:
a) Aday öğrencilerin Üniversiteye yönelik ilgilerini artıracak projeler geliştirmek.
b) Aday öğrencilere yönelik kampüs turları organize etmek.
c) Aday öğrencilerle Üniversite öğretim elemanlarını buluşturmak.
ç) Aday öğrencilere gerekli bilgilendirmeleri güncel olarak dijital medya ortamları üzerinden yapmak.
d) Üniversitenin mezunlarıyla kalıcı ilişkiler kurmak ve işbirlikleri geliştirmek.
e) Mezunların Üniversiteye maddî ve manevî desteklerini artıracak çalışmalar yapmak,
f) Takip sistemi aracılığı ile mezunlarla iletişimin sürekliliğini sağlamak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Hüküm bulunmayan hâller
MADDE 18-
Bu Yönergede hüküm bulunmayan hâllerde, diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 19 - Bu Yönerge, İstanbul Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 20 - Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.
